Giúp doanh nghiệp tối ưu, số hoá quy trình làm việc, nâng cao hiệu quả quản lý công việc mọi lúc mọi nơi, cũng như giảm thiểu sai sót không cần thiết.
Công ty cần triển khai phần mềm quản lý công việc của nhân viên khi vận hành doanh nghiệp bởi những lợi ích mà nó mang lại trong hệ sinh thái phần mêm quản trị doanh nghiệp.
Trước những nhu cầu đó, AlephTech luôn lắng nghe, tư vấn và triển khai phần mềm quản trị doanh nghiệp để đồng hành cùng quý công ty.
I. Giới thiệu chung
- Mục tiêu: Với phần mềm quản trị doanh nghiệp giúp công ty giải quyết những vấn đề trong quản lý công việc hiện tại của doanh nghiệp (ví dụ: thiếu minh bạch, khó theo dõi tiến độ, giao tiếp kém hiệu quả).
- Lợi ích: Lợi ích mà phần mềm quản lý công việc cho doanh nghiệp mang lại như tăng năng suất, cải thiện hiệu quả làm việc, giảm thiểu sai sót.
- Đối tượng sử dụng: Nhóm người dùng chính gồm quản lý cấp cao, trưởng nhóm, nhân viên đôi khi là cho cả phía khách hàng cùng tham gia luôn để nắm rõ quá trình xử lý như quy trình giao hàng trên thương mại điện tử .
II. Các tính năng chính trong phần mềm quản lý công việc
2.1. Phần mềm AlephTech tư vấn triển khai, giúp doanh nghiệp
- Tạo và quản lý công việc
- Tạo mới, phân công nhiệm vụ, đặt mốc thời gian.
- Phân cấp dự án thành các công việc nhỏ hơn.
- Liên kết các dự án có liên quan.
- Theo dõi tiến độ công việc:
- Biểu đồ Gantt, Kanban để trực quan hóa tiến độ.
- Cập nhật tiến độ công việc theo thời gian thực.
- Gửi thông báo khi công việc sắp đến hạn hoặc bị trì hoãn.
- Quản lý rủi ro:
- Xác định và đánh giá các rủi ro có thể xảy ra.
- Lập kế hoạch ứng phó với rủi ro.
- Báo cáo:
- Tạo các báo cáo chi tiết về tiến độ dự án, hiệu suất làm việc của từng thành viên.
2.2. Quản lý công việc
- Tạo và phân công công việc:
- Gắn công việc với dự án, thành viên, mốc thời gian.
- Ưu tiên công việc.
- Theo dõi thời gian làm việc:
- Ghi lại thời gian làm việc cho từng công việc.
- Tính toán hiệu suất làm việc.
- Quản lý tài liệu:
- Lưu trữ và chia sẻ tài liệu liên quan đến công việc.
- Kiểm soát phiên bản tài liệu.
2.3. Quản lý nguồn lực
- Quản lý nhân sự:
- Hồ sơ nhân viên, kỹ năng, lịch làm việc.
- Phân công công việc phù hợp với năng lực.
- Quản lý tài sản:
- Quản lý các thiết bị, tài sản của công ty.
- Theo dõi quá trình sử dụng và bảo trì.
2.4. Giao tiếp và cộng tác
- Chat nội bộ:
- Giao tiếp trực tiếp giữa các thành viên trong nhóm.
- Hệ thống thông báo:
- Gửi thông báo về các sự kiện quan trọng (ví dụ: công việc mới, bình luận, nhắc nhở).
- Chia sẻ tệp tin:
- Chia sẻ tài liệu, hình ảnh, video một cách dễ dàng.
III. Tích hợp với các hệ thống khác
Trong quá trình AlephTech tư vấn, triển khai phần mềm quản trị doanh nghiệp, luôn mong muốn tìm cách để tích hợp với các hệ thống phần mềm sẵn có để giúp Khách hàng có một trải nghiệm xuyên suốt, thuận tiện nhất trong hệ sinh thái số của mình.
- Hệ thống email: Tự động gửi email thông báo, nhắc nhở (nếu có)
- Hệ thống quản lý quan hệ khách hàng (CRM): Đồng bộ dữ liệu khách hàng.
- Hệ thống kế toán: Tích hợp để quản lý chi phí dự án.
- Các ứng dụng văn phòng: Microsoft Office, Google Workspace.
IV. Bảo mật
- Quản lý quyền truy cập: Phân quyền truy cập chi tiết cho từng người dùng.
- Sao lưu dữ liệu: Đảm bảo dữ liệu không bị mất mát.
V. Giao diện người dùng phần mềm quản lý công việc
Khi phát triển phần mềm AlephTech luôn xem trọng trải nghiệm người dùng, một phần mềm thật sự đơn giản để sử dụng mới là điều khó khăn nhất.
- Dễ sử dụng: Giao diện trực quan, dễ hiểu.
- Tùy chỉnh: Cho phép người dùng tùy chỉnh giao diện theo sở thích.
- Đáp ứng thiết bị: Hỗ trợ đa nền tảng (web, mobile).
VI. Khác
- Hỗ trợ khách hàng: Cung cấp tài liệu hướng dẫn, dịch vụ hỗ trợ khách hàng.
- Cập nhật và nâng cấp: Thường xuyên cập nhật phần mềm để đáp ứng nhu cầu của người dùng.